IBC inaugura sistema de tramitação eletrônica de processos
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A partir do próximo dia 15, eles serão totalmente informatizados e poderão ser acompanhados à distância pelas partes interessadas.
A implantação do módulo Documentos e Processos Eletrônicos do SUAP é o primeiro grande passo para a administração do IBC ingressar no século XXI, em termos de informatização da gestão. O Instituto segue o mesmo caminho de outras 41 instituições de todo o País, a maioria públicas, das quais 26 pertencentes à Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica.
O SUAP foi criado há 14 anos pelo Instituto Federal de Educação do Rio Grande do Norte (IFRN) e, desde então, vem sendo continuamente aperfeiçoado. Atualmente o Sistema possui cerca de 30 funcionalidades, aplicáveis às atividades finalísticas e de apoio de instituições de ensino, pesquisa e extensão, como os institutos federais, universidades e o próprio Instituto Benjamin Constant, que agora dá um salto de qualidade na prestação de serviços à população com a adoção de um sistema informatizado que interligará todos os setores da instituição.
O módulo escolhido para iniciar a implantação do sistema foi exatamente aquele que era o mais urgente e que impactará positivamente o trabalho dos servidores e funcionários do Departamento de Planejamento e Administração. “Esperamos com isso o aperfeiçoamento no trâmite dos processos, tornando-o mais ágil, rápido e sobretudo econômico, uma vez que teremos uma redução considerável com custo de impressão de documentos”, explica o coordenador-geral de Informática, Moacir de Jesus Gomes (foto ao lado).
Segundo Moacir, a implantação do SUAP–IBC é fruto da dedicação não apenas da equipe da Coordenação-Geral de Informática (CGI), como da parceria firme com a Comissão do SUAP e a Coordenação de Organização de Dados, Informações e Conhecimento (CODIC). “Inaugurado este módulo, continuaremos a trabalhar para implantarmos os demais, de modo que tenhamos, o mais rapidamente possível, todas as funcionalidades do sistema disponíveis para atender às demandas de todos os departamentos”, completou.
O público-alvo inicial a utilizar o Sistema são os servidores ativos, mas todas as partes interessadas em um processo poderão acompanhar o seu trâmite, do próprio dispositivo, sem necessidade de ir pessoalmente à repartição se informar sobre ele.
“No próximo dia 15 inauguraremos oficialmente a implantação do SUAP com grande alegria. Afinal, este é um sonho que perseguimos há anos, que envolveu um grande grupo de servidores da instituição. E, como diretor-geral garanto a vocês que farei o possível para que os demais módulos sejam disponibilizados o quanto antes. Porque a implantação do SUAP, em sua totalidade, não significa apenas redução de papel, mas principalmente um enorme avanço na comunicação interna da Instituição, o que vai se refletir na qualidade dos serviços que prestamos à sociedade”, declarou o diretor-geral do IBC, João Ricardo Melo Figueiredo (foto à esquerda).
A inauguração do SUAP-IBC será feita por meio de uma live pelo canal do IBC no Youtube, cujo link será disponibilizado em breve.
O acesso ao Sistema
Para acessar o SUAP basta digitar o endereço eletrônico suap.ibc.gov.br em um navegador de internet (Google Chrome, Microsoft Edge, Safari ou Mozilla Firefox) em qualquer dispositivo (smartphone, tablet, notebook ou computador). Ao acessar a página principal, deve-se preencher o campo usuário com o número da matrícula funcional e inserir a senha que a CGI enviará para cada servidor ativo em seu respectivo e-mail Institucional.
De acordo com o coordenador da CGI, no topo da própria página de login haverá o link para os dois guias especialmente criados para orientar os usuários: o Guia de Instruções Básicas sobre Documentos e Processos Eletrônicos no SUAP, que ensina como elaborar um documento ou um processo eletrônico, e o Guia Básico de Fluxo de Processos, sobre as etapas processuais e os modelos de documentos necessários para instruir os processos nos respectivos ciclos de vida.
Próximas etapas até a inauguração
O coordenador-geral de Informática chama a atenção para as duas próximas etapas de implantação do SUAP: a primeira será logo amanhã (11), quando será interrompida temporariamente a abertura de novos processos para a mudança da plataforma tecnológica. O serviço será retomado no dia 15, quando o Sistema será oficialmente inaugurado. Já a segunda etapa, importantíssima, será entre os dias 15 e 18, quando a CGI enviará a senha de acesso a todos os servidores.
“Quando disponibilizarmos a funcionalidade de alteração de senha para o usuário, este poderá criar uma senha pessoal. Até lá, o acesso será feito por esta que iremos enviar. Por isso, quem não receber a sua deverá encaminhar um e-mail comunicando o não-recebimento para o nosso suporte (suporte.suap@ibc.gov.br). É bom que fique claro que só serão respondidos e-mails do domínio @ibc.gov.br “, ressaltou o coordenador da CGI.
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