Fim da papelada

A medida vai facilitar a vida tanto dos servidores quanto do público atendido pelo Instituto.

 Marília Estevão
Jornalista do IBC

"Sinto falta de um sistema unificado e automatizado de informações quando alguém pede, por exemplo, a segunda via de algum documento e temos que procurar manualmente, pois podemos não achar, não ver. O mesmo vale para confeccionar um certificado. Digitar manualmente os dados é passível de erro humano....” (Eduardo Moniz, técnico administrativo da Divisão de Extensão e Aperfeiçoamento do Dep. de Pós-Graduação, Pesquisa e Extensão – DPPE)

“Outro problema é a falta de informação exata sobre o andamento e status do processo após sair do departamento. Um sistema unificado onde pudéssemos consultar em tempo real o trâmite todo seria ótimo.” (Jéssica Rossoni, assistente do Departamento de Estudos e Pesquisas Médicas e Reabilitação — DMR).

“Exatamente. Existem processos que levam meses até serem localizados. Aí ficamos sendo empurrados de um lado a outro, criando muitas vezes um mal-estar no trabalho.” (Cristina Moraes, pedagoga do DMR).

“O mais complicado é termos que olhar em livros de protocolo para acompanharmos a tramitação ou mesmo localizarmos processos que já não estão mais em nossa memória.” (Érica Deslandes, chefe de gabinete).

Uma boa notícia para todos aqueles que penam todos os dias com os problemas que envolvem o trâmite de processos e documentos físicos no IBC: se tudo correr conforme o planejado, no ano que vem, a busca manual por processos e documentos será apenas mais uma daquelas “lembranças de um tempo bom” das quais a gente só acha graça porque não nos afetam mais. Sim, porque, aos 166 anos de idade, o Instituto Benjamin Constant vai iniciar seu processo de informatização, fazendo a migração do trâmite de documentos físico para eletrônico.

Para que isso ocorra dentro do prazo estipulado, uma equipe de 10 servidores do Instituto tem trabalhado intensamente nesse período de afastamento social. Eles fazem parte do Projeto SUAP – Módulo Documentos e Processos Eletrônicos, presidido pelo próprio diretor-geral do IBC, João Ricardo Melo Figueiredo, liderado pelo coordenador de Organização de Dados, Informações e Conhecimento, o arquivista Daniel Pena, e sob a responsabilidade técnica do analista de TI Moacir Gomes.

Já não era sem tempo. Em 2015, o governo federal determinou que todos os órgãos das administrações direta e indireta fizessem a migração dos processos físicos para os eletrônicos. De lá para cá, a pressão por essa medida vem aumentando. Para se ter uma ideia, hoje, o MEC, a Controladoria-Geral da União e a Advocacia-Geral da União só estão tramitando processos por via eletrônica, trazendo grandes dificuldades para o IBC resolver suas questões junto a esses órgãos.

No ano passado, a Instituição chegou a formar uma comissão para migrar para o processo eletrônico por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), criado pelo próprio governo federal para esse fim. Contudo, no mesmo ano, a equipe gestora do IBC conheceu as funcionalidades de um outro sistema — o Suap, criado pelo Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN) e com grande aceitação em outras instituições federais. Diante das vantagens oferecidas por ele, acabou-se corrigindo o rumo que vinha sendo tomado para a informatização da instituição, trocando-se a plataforma do SEI pela do sistema potiguar.

“Percebemos que não havia sentido em adotarmos o SEI tendo outra opção igualmente gratuita e criada exatamente para gerir uma instituição de ensino com atuação em todos os níveis de ensino e forte atuação em pesquisa e extensão. Hoje, temos a convicção de que fizemos a escolha acertada e que a implantação do processo eletrônico no IBC será o primeiro e definitivo passo rumo à informatização completa da instituição, como já acontece na grande maioria das instituições federais de ensino brasileiras”, explicou o diretor-geral do Instituto e presidente do , João Ricardo Melo Figueiredo.

O acordo de cooperação de técnica foi firmado entre as duas Instituições ainda no segundo semestre de 2019 e os trabalhos para implantar o sistema começaram imediatamente com a formação de um grupo de trabalho que elaborou o projeto de implantação do primeiro módulo, dividido em três frentes: instalação, parametrização e configuração do sistema; gestão do conhecimento; e capacitação. Entre os dias 21 e 25 de setembro passado os primeiros 25 servidores receberam um treinamento remoto, com o analista de TI do IFRN de Inácio de Loiola Souza e Silva. Outros treinamentos serão programados até a data prevista para início do uso da plataforma.

Segundo o diretor do Instituto, até o final de 2021 a expectativa é de que praticamente todos as funcionalidades do sistema já estejam disponíveis para os usuários. “Assim que o módulo de documentos e processos eletrônicos for implantado, uma etapa será iniciada com a implantação de outro e assim por diante, até que tenhamos o SUAP inteiro, funcionando”, concluiu o diretor.

Um sistema completo de gestão

O Sistema Unificado de Administração Pública (Suap) começou a ser desenvolvido em 2007 pela equipe da Diretoria de Gestão de Tecnologia de Informação do Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN). Ao longo dos anos transformou-se em uma poderosa ferramenta de gestão, feita sob medida para instituições de ensino, pois além de abarcar todos os processos administrativos, permite também a gestão dos projetos e das atividades de ensino, pesquisa e extensão.

A estrutura do Suap é modular e utiliza as Python, Django, PostgreSQL, Apache, NGINX, Gunicorn e JQuery. Atualmente, possui 10 módulos: Administração, Documentos e Processos Eletrônicos, Ensino, Gestão de Pessoas, Almoxarifado e Patrimônio, Desenvolvimento Institucional, Pesquisa e Extensão, Atividades Estudantis, Central de Serviços e Comunicação Social. Após a implementação total do sistema, o cliente do IBC poderá ter acesso por diversas telas (notebook, celular, tablet, desktop), tanto no local de trabalho como em qualquer outro lugar.

Monitorado constantemente pelos técnicos de TI do IFRN, o sistema recebe as atualizações necessárias para corrigir eventuais problemas e também para oferecer novas funcionalidades, dentro dos módulos enumerados acima, como ponto eletrônico, controle de acesso a chaves de ambientes, frota de veículos, reserva de salas, sistema acadêmico, etc."

Não é à toa que o Suap vem sendo adotado por 36 instituições e órgãos governamentais conveniados. Hoje, ele é usado diariamente por mais de 145 mil pessoas de institutos federais, universidades estaduais, prefeituras e até pelo governo do estado onde ele surgiu, o Rio Grande do Norte.

No IBC, cabe à equipe da Coordenação–Geral de Informática implantar o sistema e preparar a estrutura de TI da Instituição para o aumento de fluxo de informações por via eletrônica que a informatização da tramitação de processos e documentos vai demandar.

Prevendo isso, a equipe de infraestrutura de TI ajustou os recursos de hardware e de sistema operacional; a equipe de desenvolvimento customizou a funcionalidade cadastro do módulo Gestão de Pessoas e prossegue customizando o módulo Documentos e Processos eletrônicos; já a equipe de suporte vem trabalhando continuamente na substituição dos desktops para os nossos usuários terem equipamentos e acesso à internet adequados.

“Estamos trabalhando ininterruptamente, ainda que em meio à pandemia do Covid-19 que assola, sobretudo nossos corações, uma vez que já perdemos colegas de trabalho, para implementarmos o módulo Documentos e Processos eletrônicos do SUAP, que ocorrerá em janeiro de 2021. Tal implementação provocará uma revolução tecnológica na gestão de documentos e processos do IBC, o que será um grande marco para a nossa Instituição”, concluiu Moacir Gomes, responsável técnico do projeto (foto acima).

O fim dos caderninhos de protocolo

Quando o servidor chegar à Instituição de manhã e abrir pela primeira vez o computador na tela do Suap é bem provável que ele tenha uma sensação de estranhamento e fique confuso na hora de interagir com o sistema. Porém, uma das razões do sucesso do Suap é a sua facilidade de uso. Em pouco tempo, este mesmo servidor reticente aprende a trabalhar com ele e começa a perceber o impacto positivo da informatização dos processos no seu dia a dia.

Mas o que muda, objetivamente com a implantação da tramitação eletrônica de documentos e processos? De acordo com o líder do projeto, Daniel Pena (foto à esquerda), basicamente, seis coisas:

1) compartilhamento do conhecimento institucional em tempo real;
2) facilitação do acesso de servidores e cidadãos às informações institucionais;
3) aperfeiçoamento dos processos de trabalho, com a diminuição das suas diversas etapas;
4)produção de controles estatísticos para gestão de prazos e produtividade;
5) diminuição de impressão, reduzindo custos com papel, impressora e toner; e
6) redução de espaço físico para depósitos e arquivos.

“É o fim dos caderninhos de protocolo, pois com o SUAP teremos a consulta integrada de protocolos e informes de tramitação em ambiente digital. Isso permitirá o aumento da eficiência e da transparência nos processos e documentos gerados pela instituição, diminuindo o tempo de tramitação, aumentando a efetividade dos serviços, melhorando o atendimento e reduzindo custos”, resume Daniel Pena.

Espera-se também que a adoção do Suap permita a reorganização dos espaços tornando-os mais funcionais, limpos, agradáveis para quem neles trabalha ou busca atendimento. “É fato que as pilhas de processos físicos no campo visual do servidor trazem uma sensação de morosidade, de trabalho que não termina, sufocamento pelos processos que se acumulam nas mesas e espaços, sensação de impotência diante de documentos não localizados e não poder responder a determinadas demandas. A ideia de ter mais controle sobre o próprio trabalho é um dos fatores benéficos para a qualidade de vida no trabalho”, explicou a psicóloga do IBC, Sônia Regina Gomes da Rocha. (foto acima).

Mas, a informatização dos processos não se faz sozinha, exigindo a cooperação de todos os servidores da instituição. “Há o grande desafio em se executar o mapeamento dos fluxos dos processos. Para que os trâmites ocorram da melhor forma possível, sem erros, é fundamental a participação dos servidores, repassando aos representantes de seus setores no GT as informações e procedimentos que deverão fazer parte das bases de conhecimento dos processos com os quais costumam lidar”, concluiu Daniel Pena.

O diretor-geral do IBC não poderia estar mais otimista e ansioso para ter à disposição a ferramenta com a qual será possível embasar os planos estratégicos de desenvolvimento institucional, elegendo prioridades para melhorar o atendimento à população. 

“A implantação do Suap vai ser um divisor de águas na gestão do IBC, em um momento em que a instituição está expandindo sua atuação. Esta expansão vai requerer uma atuação integrada de todos os departamentos e setores, assim como uma maior agilidade para atender às demandas de outras instituições, órgãos e veículos de comunicação. E acredito que, assim como vem acontecendo em outros lugares onde vem sendo adotado, o Suap permitirá isso”, concluiu João Ricardo. 

*Equipe do Projeto Documentos e Processos Eletrônicos (em ordem alfabética)

Daniel Pena do Departamento de Planejamento e Administração (DPA); Jeane Miragaya, do Departamento de Pós-Graduação, Pesquisa e Extensão (DPPE); Jefferson Moura, do Departamento Técnico Especializado (DTE); João Ricardo Melo Figueiredo (Direção-Geral); Márcia Lins, do Departamento de Estudos e Pesquisas Médicas e de Reabilitação (DMR); Renan Tostes e Thalita Nilander do Departamento de Educação; Michel Diniz, Moacir Gomes e Rafael Lugão, da Coordenação-Geral de Informática.