Para atuação na instituição, o voluntário deve ter seu cadastro previamente registrado na Divisão de Extensão e Aperfeiçoamento (DEA).

Para isso, o supervisor/setor de atuação deve encaminhar à DEA a Ficha de Apresentação do(a) Voluntário(a) e o Termo de Adesão, devidamente preenchidos e assinados, nos campos indicados, em prazo hábil para tramitação da documentação. Cabe à DEA, após conferência da documentação recebida, recolher a assinatura da Direção Geral.

Sugere-se o mínimo de cinco dias úteis entre a data de encaminhamento dos documentos pelo supervisor/setor de atuação e a data de início das atividades do voluntário (data de início da vigência). A data final de atuação será acordada entre o supervisor e o voluntário e não poderá ultrapassar o último dia do ano vigente (31/12).

Esses dois documentos podem ser impressos pelo supervisor e preenchidos ao final da entrevista, caso o interessado seja aprovado. A Ficha de Apresentação do(a) Voluntário(a) deverá ser preenchida e assinada pelo voluntário e entregue ao supervisor, que é responsável por recolher as demais assinaturas no documento. As informações no Termo de Adesão devem ser preenchidas, segundo acordado entre supervisor e voluntário na entrevista, devendo igualmente ser assinado pelo voluntário e entregue ao supervisor.

Cabe ao supervisor informar ao interessado se este possui ou não o perfil para a vaga, assim como combinar dias e horários de atuação, observando o horário de funcionamento da instituição.

O voluntário aprovado deverá entregar ao supervisor cópia do documento de identificação e do comprovante de residência, além de uma foto 3 x 4, para o crachá de identificação de uso obrigatório na instituição.

Após cadastro, a DEA enviará ao setor de atuação/supervisor os seguintes documentos: confirmação do cadastro, ficha de frequência (se for o caso) e crachá de identificação. O recebimento pelo setor/supervisor desse conjunto de documentos indica que o voluntário teve seu cadastro concluído e poderá iniciar suas atividades no IBC.

No Termo de Adesão, o voluntário deve sinalizar se deseja ou não receber uma declaração de prestação de serviço voluntário ao final do período de vigência indicado. Para isso, deverá registrar sua presença na instituição em formulário de frequência próprio, que será enviado pela DEA ao setor de atuação.

 

Finalizada a vigência estabelecida no Termo, a DEA tem o prazo de cinco dias úteis, após recebimento do formulário de frequência devidamente preenchido e assinado, para emitir a declaração de prestação de serviço voluntário.

 

O voluntário que, no decorrer do tempo, não puder cumprir o prazo inicialmente combinado, deverá avisar ao seu supervisor, para que este possa comunicar o encerramento antecipado do Termo à DEA e enviar o formulário de frequência para emissão da declaração de prestação de serviço voluntário relativa ao tempo realizado.